Site Assistant / Executive Assistant (m/w/d)
Deine Mission
Als Site Assistant bist du das organisatorische Herzstück des Standorts Wuppertal. Du unterstützt den Site Manager MFG19 sowie die Geschäftsführung von WuXi Biologics Germany in allen administrativen und organisatorischen Belangen und sorgst dafür, dass operative, strategische und geschäftliche Abläufe effizient und professionell umgesetzt werden.
Dabei arbeitest du eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen, koordinierst standortübergreifende Aktivitäten und stellst einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb der Organisation sicher.
Deine Aufgaben
- Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Anfragen am Standort
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Site Managers im operativen Tagesgeschäft
- Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Sitzungen und Standortbesuchen
- Verwaltung von Kalendern, Reiseplanungen, Spesenabrechnungen und Terminkoordinationen
- Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Korrespondenz
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Kundenterminen und internen Events
- Verwaltung und Archivierung wichtiger Unternehmensdokumente
- Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses zwischen Management, Standorten und Fachbereichen
- Koordination administrativer Prozesse sowie kontinuierliche Verbesserung bestehender Abläufe
- Unterstützung bei behördlichen Meldungen, Registrierungen und gesellschaftsrechtlichen Anforderungen
- Zusammenarbeit mit den Bereichen Kommunikation, Recht, Finanzen und Human Resources
- Organisation und Begleitung von Leadership-, Executive- und Aufsichtsgremien-Sitzungen einschließlich Protokollierung und Follow-up von Maßnahmen
- Unterstützung bei standortbezogenen Projekten und strategischen Initiativen
Das bringst du mit
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Business Administration oder einer vergleichbaren Fachrichtung
- Alternativ eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
Erfahrung
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Executive Assistant-, Personal Assistant- oder vergleichbaren Position
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Management- oder Geschäftsleitungsebene
- Erfahrung in internationalen und dynamischen Unternehmensumfeldern
- Erfahrung im Aufbau und der Optimierung administrativer Prozesse von Vorteil
- Erfahrung im Projektmanagement wünschenswert
Dein Fachwissen
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint, Excel und Word
- Ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten
- Erfahrung in der Planung und Durchführung komplexer Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Geschäftsdaten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Verständnis für professionelle Kommunikation auf Managementebene
Das zeichnet dich aus
- Hohes Maß an Professionalität, Integrität und Diskretion
- Strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und exzellentes Zeitmanagement
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern
- Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
- Souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke
- Teamorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
- Vorausschauendes Denken sowie die Fähigkeit, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu adressieren
- Ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeit
- Hohe Serviceorientierung und ein professionelles Gespür für Management- und Stakeholder-Bedürfnisse
Was wir bieten
- Eine verantwortungsvolle und sichtbare Position mit direktem Einfluss auf den Unternehmenserfolg
- Enge Zusammenarbeit mit dem Site Management und der Geschäftsführung
- Ein internationales und wachstumsorientiertes Arbeitsumfeld
- Vielfältige Aufgaben mit hohem Gestaltungsspielraum
- Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Mitarbeit in einem engagierten und internationalen Team
- Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung des Standorts Wuppertal beizutragen
Du bist Organisationstalent, Kommunikationsprofi und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick?
Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze die erfolgreiche Weiterentwicklung von WuXi Biologics Germany.
Site Assistant / Executive Assistant (m/f/d)
Your Mission
As a Site Assistant, you will serve as a key organizational partner to the Site Manager of MFG19 and the Managing Directors of WuXi Biologics Germany. In this highly visible role, you will support the smooth execution of business operations, facilitate effective communication across the organization, and ensure that administrative and executive processes are handled efficiently and professionally.
You will work closely with internal and external stakeholders, coordinate cross-functional activities, and contribute to the continued growth and success of the Wuppertal site.
Your Responsibilities
- Serve as the primary point of contact for internal and external inquiries at the site.
- Provide executive and administrative support to the Site Manager and Managing Directors.
- Organize, coordinate, and follow up on meetings, workshops, site visits, and business events.
- Manage calendars, travel arrangements, expense reports, and scheduling activities.
- Prepare professional presentations, reports, meeting minutes, and business correspondence.
- Support the planning and execution of customer visits, corporate events, and internal initiatives.
- Maintain and organize critical company documentation and records.
- Ensure efficient communication and information flow between management, departments, and global stakeholders.
- Develop, maintain, and continuously improve administrative processes and systems.
- Support statutory registrations, regulatory filings, and corporate governance requirements.
- Collaborate closely with Communications, Legal, Finance, Human Resources, and other key functions.
- Coordinate Executive Committee, Leadership Team, and Supervisory Board meetings, including agenda preparation, documentation, and follow-up actions.
- Support site-related projects and strategic initiatives as required.
What You'll Bring
Qualifications
- Bachelor’s degree in Business Administration or a related field preferred.
- Alternatively, an equivalent qualification combined with relevant professional experience.
Experience
- Minimum of 5 years of experience in an Executive Assistant, Personal Assistant, or similar role.
- Experience supporting senior leaders and executive management teams.
- Experience working in dynamic, fast-paced, and international business environments.
- Experience establishing and improving administrative systems, processes, and procedures is advantageous.
- Project management experience is desirable.
Knowledge & Skills
- Advanced proficiency in Microsoft Office applications, particularly PowerPoint, Excel, and Word.
- Excellent organizational and administrative skills.
- Experience coordinating complex meetings, events, and business travel arrangements.
- Strong ability to handle confidential and sensitive information with discretion.
- Excellent written and verbal communication skills in both German and English.
- Strong understanding of professional communication and executive-level support.
What Sets You Apart
- High level of professionalism, integrity, and discretion.
- Structured, pragmatic, and solution-oriented approach to work.
- Outstanding organizational and time-management skills.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously.
- Strong initiative and ability to work independently.
- Excellent interpersonal and communication skills.
- Collaborative mindset with the ability to build strong relationships across functions and levels.
- Resilience and flexibility in a fast-paced environment.
- Forward-thinking approach with the ability to anticipate needs and proactively manage risks.
- Strong problem-solving and decision-making capabilities.
- Customer-focused attitude with a commitment to excellence and continuous improvement.
What We Offer
- A highly visible and impactful role supporting senior leadership.
- Close collaboration with the Site Management Team and Managing Directors.
- An international and rapidly growing business environment.
- Diverse responsibilities with significant ownership and autonomy.
- Professional development and career growth opportunities.
- A collaborative and supportive team culture.
- The opportunity to contribute directly to the continued success and development of the Wuppertal site.
Are you an exceptional organizer, a trusted business partner, and someone who thrives in a dynamic environment?
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