Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (40 Std./Woche)

Haspa Direkt Servicegesellschaft für Direktvertrieb mbH
Hamburg

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Details zur Stelle

Vollzeit
vor 10 Tagen

Leistungen

Firmenfahrrad-Leasing
Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

Microsoft Powerpoint
Microsoft Word
Bürosoftware
Kalendermanagement
Empfangstätigkeiten
Organisationstalent
Büromanagement
Gästebetreuung
Abgeschlossene Berufsausbildung
Office-Suiten
Empfangsmanagement

Vollständige Stellenbeschreibung

Haspa Direkt Servicegesellschaft für Direktvertrieb mbH

20099 Hamburg, Steindamm 80

Als Tochterunternehmen der Hamburger Sparkasse begeistern wir mit einem mehrfach ausgezeichneten Kundenservice-Team unsere Kund:innen und diejenigen, die es werden wollen. Ob Kontoführung, Zahlungsverkehr oder Wertpapieraufträge: Mit unseren Banking- Services erleichtern wir ganz konkret das Leben von Menschen und finden immer die beste Lösung. Denn bei Haspa Direkt steht immer der Mensch – und damit unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen – im Mittelpunkt.

Dein Aufgabenbereich:

Du sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles gut organisiert und strukturiert abläuft. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung sowie den Abteilungsleitungen zusammen und bist Teil eines Assistenz-Teams, das sich aus insgesamt drei Assistenzen zusammensetzt.

Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
Effizientes Termin- und Kalendermanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung wichtiger Themen
Inhaltliche Vorbereitung und Begleitung operativer und strategischer Themen für die Geschäftsführung
Planung und Koordination von internen und externen Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen
Professionelle Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen
Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz sowie erste Anlaufstelle für Lieferant:innen und Besucher:innen
Empfang und Betreuung von Gästen inkl. Vorbereitung der Meetingräume
Organisation eines reibungslosen Büroalltags: Ablage, Material, Rechnungen
Unterstützung bei interner Unternehmenskommunikation
Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Team sowie gegenseitige Vertretung bei Abwesenheiten

Dein Profil – das bringst du mit:

Du arbeitest strukturiert, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und hast Freude daran, gemeinsam im Team Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion
Sicherer Umgang mit MS Office Word, Excel, PowerPoint, M365 und modernen Kommunikationstools
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sinnvoll zu priorisieren
Lösungsorientiertes Denken und gutes Prozessverständnis
Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, klar zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten – auch in anspruchsvollen Situationen
Sehr gutes Gespür für klare und adressatengerechte Kommunikation
Proaktive Arbeitsweise und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
Hohes Engagement, Flexibilität und ausgeprägte Teamfähigkeit

Was uns besonders wichtig ist:

Du wirst Teil eines dreiköpfigen Assistenz-Teams, das die Geschäftsführung und die Abteilungen eng begleitet und im Alltag zuverlässig unterstützt. Die Zusammenarbeit im Team hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert: Wir legen großen Wert auf gegenseitige Unterstützung, offene Kommunikation und ein abgestimmtes Miteinander. Teamfähigkeit ist für uns nicht nur eine Eigenschaft, sondern gelebter Alltag – denn nur gemeinsam können wir die vielfältigen Aufgaben bestmöglich bewältigen.

Darauf kannst du dich freuen:

Team: Ein kleines Team, in dem auf eine offene Kommunikation und ein unkompliziertes, offenes Miteinander viel Wert gelegt wird
Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten (tageweise nach Einarbeitung) sowie Arbeitszeiten, welche sich mit Deiner Lebenssituation gut vereinbaren lassen, 30 Tage Urlaub
Zugehörigkeit, Individualität und Diversität: Du wirst Teil eines aufgeschlossenen Teams, in dem Du DU sein kannst in unserem WIR. Wir freuen uns auf Dich, so wie Du bist!
Top-Lage: Unser Büro liegt nur 5 Minuten vom Hamburger Hauptbahnhof entfernt und ist hervorragend mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
Benefits: Wie beispielsweise Bikeleasing, Massagen am Arbeitsplatz, Sportangebote, frisches Bio-Obst, Kaffee, betriebliche Altersvorsorge, Bezuschussung des Deutschland-Tickets, ein kostenfreies HaspaJoker premium Girokonto sowie diverse Corporate Benefits

Lerne uns kennen:

Wir sind respektvoll, vielfältig und offen – zugleich ist Stillstand für uns ein Fremdwort. Kurz, wir schätzen Weiterentwicklung, begegnen uns auf Augenhöhe und haben eine besondere, wertschätzende und faire Unternehmenskultur, die von allen Mitarbeiter:innen gelebt wird.

Du möchtest Dir selbst ein Bild machen? Dann bewirb Dich jetzt über unser Karriereportal und werde Teil unseres Haspa Direkt-Teams.

Bei Fragen steht Dir unsere Personalreferentin Fenja Fröhlinger gern zur Verfügung:

Telefon: 040 2887 – 68666

Wir freuen uns auf Dich – so wie Du bist!

Fenja Fröhlinger
Personalreferentin
040 2887-68666

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