Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Personal, Administration & KI
TAUWERK IT, Bremen (Tabakquartier) | Vollzeit | unbefristet | vor Ort
Du hast richtig Bock, anderen den Rücken frei zu halten? Du organisierst gern, hältst Dinge verbindlich nach und hast Lust, mit KI zu arbeiten statt dich mit Routinearbeit aufzuhalten?
Dann komm als Mitreisender an Bord von TAUWERK IT.
Wir betreuen mittelständische Unternehmen als komplette IT-Abteilung. Während unsere Mannschaft beim Kunden arbeitet, hältst du intern die Fäden zusammen: Personal, kaufmännische Administration, Büroorganisation und die Unterstützung unserer Geschäftsführung.
Das Besondere: Du arbeitest dabei täglich mit unserer KI-Assistentin Astrid. Sie übernimmt Routinen und bereitet Aufgaben vor. Du delegierst an sie, prüfst ihre Ergebnisse und kümmerst dich um die Dinge, bei denen es einen Menschen braucht.
Wir suchen keine klassische Assistenz, die einfach Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und so lange dranbleibt, bis ein Thema wirklich abgeschlossen ist.
Wichtig vorab: Diese Stelle ist eine Präsenzstelle in unserem Büro im Tabakquartier Bremen. Das funktioniert für uns nicht remote.
Was du bei uns machst
Personal & Organisation
- Du organisierst Onboarding und Offboarding unserer Mitreisenden.
- Du behältst Urlaub, Krankmeldungen, Zeiterfassung, Überstunden und Spesen im Blick.
- Du bereitest Verträge, Zeugnisse und Personalunterlagen nach unseren Vorgaben vor.
- Du koordinierst die monatliche Zuarbeit zur Lohnabrechnung.
- Du unterstützt organisatorisch bei Bewerbungen und unseren Auszubildenden.
Assistenz der Geschäftsführung
- Du arbeitest täglich eng mit unseren beiden Geschäftsführern zusammen.
- Du koordinierst Termine und Besprechungen.
- Du bereitest Informationen, Schreiben, Reports und Entscheidungsvorlagen vor.
- Du hältst Beschlüsse, Fristen und Zusagen nach, bis sie erledigt sind.
Kaufmännische Administration
- Du schreibst Rechnungen und behältst Eingangsbelege und offene Vorgänge im Blick.
- Du bereitest Belege für DATEV vor und koordinierst die Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro.
- Du pflegst Verträge, Versicherungen und Stammdaten.
- Die eigentliche Buchhaltung macht unser Steuerbüro. Du sorgst dafür, dass die Schnittstelle funktioniert.
Büroorganisation
- Du sorgst dafür, dass unser Büro organisatorisch läuft.
- Du koordinierst Dienstleister, Bestellungen und unseren kleinen Fuhrpark.
- Du kümmerst dich um organisatorische Themen, die im Alltag einer Unternehmensgruppe anfallen.
KI als tägliches Werkzeug
Mit Astrid haben wir bereits eine eigene KI-Assistentin.
Du gibst geeignete Routineaufgaben an sie ab, lässt Informationen und Unterlagen vorbereiten und prüfst die Ergebnisse. Gemeinsam entwickeln wir weiter, welche Aufgaben künftig von Astrid übernommen werden können.
Du musst heute noch kein KI-Profi sein. Du solltest aber Lust darauf haben, anders zu arbeiten als in einer klassischen Assistenz.
Was du mitbringst
- Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Office Management, kaufmännischer Verwaltung oder einer vergleichbaren Rolle
- Erfahrung mit Personaladministration, z. B. Onboarding, Verträgen, Krankmeldungen oder Zeiterfassung
- Kaufmännisches Grundverständnis und einen sicheren Umgang mit Rechnungen, Belegen und Zahlen
- Gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und Teams
- Sehr gutes schriftliches und mündliches Deutsch auf C2-Niveau
- Diskretion im Umgang mit Personal-, Gehalts- und Unternehmensdaten
- Eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, offene Punkte konsequent nachzuhalten
- Klare und verbindliche Kommunikation, intern wie extern
- Neugier auf KI und Lust, sie täglich als Werkzeug einzusetzen
DATEV-Erfahrung ist ein Plus, aber kein Muss. Unsere internen Systeme und Abläufe bringen wir dir bei.
Wer zu uns passt
Du hilfst gern und siehst den Menschen hinter einer Aufgabe.
Du hältst dein Wort.
Du wartest nicht darauf, dass jemand dreimal nachfragt, sondern kümmerst dich.
Du arbeitest lieber sorgfältig als hektisch.
Und wenn etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung statt nach einem Grund, warum es nicht geht.
Was du bekommst
- Unbefristete Vollzeitstelle
- 30 Tage Urlaub
- Vertrauen und echte Verantwortung ab Tag eins
- Direkter Draht zu unseren beiden Geschäftsführern
- Gestaltungsspielraum in einer Schlüsselrolle
- Die Möglichkeit, eine Assistenzrolle mitzugestalten, in der Mensch und KI wirklich zusammenarbeiten
- Betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildung
- Loft-Büro im Tabakquartier Bremen mit aktueller Hardware
- Firmenhandy
- Firmenevents
- Kostenlose Getränke und Parkplatz
Wir arbeiten jede Woche daran, 1 % EINFACH BESSER zu werden. Klare Prozesse, klare Rollen und ein Wort, das gilt.
Ein Schiff. Ein Kurs. Eine Mannschaft.
Klingt nach dir?
Dann bewirb dich direkt über unsere Webseite:
https://tauwerk-it.de/jobs
Gehalt: 42.000,00€ - 54.000,00€ pro Jahr
Leistungen:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Firmenhandy
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Möglichkeit zu pendeln/umzuziehen:
- 28197 Bremen: bereit sein zu pendeln oder vor Antritt der Stelle einen Umzug zu planen (Erforderlich)
Sprache:
- Deutsch C2 (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
