Über uns
Wir sind ein Single Family Office mit Sitz in Darmstadt. In einem kleinen, eingespielten Team verwalten wir ein breit aufgestelltes Vermögen mit Schwerpunkt auf Immobilien und bauen unseren Bestand gezielt weiter aus.
Unsere Arbeit ist auf Langfristigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion ausgerichtet. Der Umgang im Team ist persönlich und von Vertrauen sowie kurzen Entscheidungswegen geprägt. Für unser Büro suchen wir eine zuverlässige Teamassistenz (m/w/d), die unsere internen Abläufe strukturiert unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.
Schwerpunkt der Position
Der Kern dieser Stelle liegt in klassischen Bürotätigkeiten, also Post, Korrespondenz, Rechnungen, Terminen und sorgfältiger Dokumentenablage. Diese Grundlagenarbeit ist das Fundament einer verlässlichen Verwaltung. Dazu kommen unterstützende Aufgaben rund um unseren Immobilienbestand, in die wir gründlich einarbeiten.
Eckdaten der Position
- Position: Teamassistenz (m/w/d), Schwerpunkt klassische Büroorganisation
- Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Umfang: Teilzeit, 20 bis 30 Stunden pro Woche
- Arbeitsort: vor Ort im Büro
- Vergütung: je nach Qualifikation
Ihre Aufgaben
Büroorganisation und Korrespondenz (Kernbereich)
- Bearbeitung des Posteingangs, sorgfältige Ablage und Digitalisierung von Dokumenten
- Korrespondenz per E-Mail und Telefon, erste Anlaufstelle für eingehende Anfragen
- Koordination von Terminen und Überwachung von Fristen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Pflege der Stammdaten
Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
- Kontrolle eingehender Rechnungen und Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
- Erfassung und Ablage von Belegen in unserer Verwaltungssoftware
- Zuarbeit für die Buchhaltungsvorbereitung und Übergabe der Belege an den Steuerberater
Unterstützung der Immobilienverwaltung
- Kommunikation mit Mietern, Handwerkern und Dienstleistern
- Unterstützung beim Mahnwesen und bei der Mieteingangskontrolle
- Datenpflege in unserer cloudbasierten Verwaltungssoftware (immocloud)
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, gerne auch Berufseinsteiger
- Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere gute Excel-Kenntnisse
- Bereitschaft zur Einarbeitung in unsere Verwaltungssoftware (immocloud)
- Freundliches und verbindliches Auftreten am Telefon und im Schriftverkehr
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
- Einen sicheren, unbefristeten Arbeitsplatz in einem etablierten Family Office mit eigenem Bestand
- Ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen und direktem Draht zur Geschäftsleitung
- Eine strukturierte Einarbeitung in alle Aufgaben und Systeme
- Moderne, cloudbasierte Arbeitsabläufe
- Flexibel einteilbare Arbeitstage und Arbeitszeiten innerhalb der Teilzeit
Gehalt: 20,00€ - 25,00€ pro Stunde
Sprache:
- Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) (Erforderlich)
Arbeitsort: Vor Ort
