Das erwartet dich
Ein über sechs Standorte verteiltes Team, das dich bei deinem Einstieg begleitet.
Als Assistenz unterstützt du die Einrichtungs- und Abteilungsleitungen bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben mit einem besonderen Schwerpunkt bei der Abteilung Bibliothek. Dein Arbeitsalltag ist sehr vielfältig und abwechslungsreich. Dein zweiter großer Aufgabenbereich liegt im Qualitäts- und Prozessmanagement der Stabsabteilung Wissenschaftlichen Information. Du arbeitest Hand in Hand mit unserer Qualitätsbeauftragten und vertrittst uns und unsere Anforderungen in DLR-weiten Umstellungsprozessen. Der Arbeitsvertrag ist vorerst mit der Option auf Verlängerung und mehr Verantwortung für dich im Qualitätsmanagement. Großzügige Regelungen für mobiles Arbeiten sind Standard bei uns.
Deine Aufgaben
- allgemeine Sekretariatsaufgaben und Abwicklung von Beschaffungen von Produkten und Dienstleistungen
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung incl. Protokollführung von Einrichtungs- und Abteilungsveranstaltungen virtuell und in Präsenz
- Prüfung von Rechnungen und internen Workflows als Vertretung im Bereich Controlling
- Unterstützung der Qualitätsmanagementbeauftragten bei der Koordination, Dokumentation sowie der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen
Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von internen und externen Qualitäts-Audits
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Das bringst du mit
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
- Kenntnisse und Berufserfahrung in der Büroorganisation und Assistenzfunktion
- ein hohes Maß an strukturiertem, selbständigem Handeln
- gute und sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office)
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse
eine dienstleistungsorientierten Grundeinstellung
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Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 9a TVöD.
